Outil d’efficacité personnelle, la Xambox est la première solution de gestion physique et électronique de documents papier.

Un mode d’emploi ultra-simple : Posez tous vos papiers (tous formats) sur la Xambox et appuyez sur le bouton. Vous cherchez un document ? Elle vous le présente à l’écran et vous indique également sa position physique dans son bac d’archivage :

Fonctionnement de la Xambox
Fonctionnalités-clés de la Xambox
La gamme XAMBOX

Fonctionnement de la Xambox

Après avoir aspiré les documents, la Xambox les analyse et indexe leurs données grâce à des outils de reconnaissance optique de caractères (ocr) et une base de données optimisée. Les documents sont ensuite empilés au fil de l’eau dans des bacs et le tracker mémorise leur position physique.
Plus tard, pour retrouver un document, il suffit d’entrer un mot clé pour que la Xambox présente sa version électronique PDF à l’écran et vous indique la position physique de votre original : "Votre contrat se trouve dans le bac DURAND, en sixième position après l’intercalaire vert"

Fonctionnalités-clés de la Xambox

  Recherche intuitive et immédiate des documents
Grâce à son puissant moteur de recherche, la Xambox retrouve n’importe quel mot contenu dans tous vos documents. En entrant le mot-clé de votre choix, la Xambox vous présente à l’écran la copie numérique PDF du document recherché et vous indique la position de l’original papier dans son bac Xambox.

  Localiser physiquement ses documents
Avec son système de traçage de documents (tracker breveté), la Xambox vous indique la position physique exacte de chaque document : "Votre document est dans le bac n°2, en troisième position après l’intercalaire n°7".

  Stockage et conservation durable des documents papier
Après que les documents ait été xamboxés, ceux-ci sont empilés au fil de l’eau dans les bacs Xambox et conservés sans limitation de durée dans ceux-ci.

  Consulter l’historique des documents
La Xambox vous indique également les dernières actions qui ont été effectuées sur celui-ci (date d’entrée, commentaire ajouté, date d’emprunt ou d’extraction définitive, rappel associé et synchronisé à Outlook, ...)

  Synchronisez les rappels de vos documents
Lorsque vous xamboxez des documents sur lesquels une action doit être effectuée, la Xambox permet de créer des rappels. Par exemple : s’il s’agit d’une facture, créez le rappel "à payer le 15 décembre". À chaque lancement de la Xambox, celle-ci affichera les rappels actifs.
La Xambox permet aussi de se synchroniser avec votre messagerie Outlook afin que vos rappels Xambox apparaissent dans votre calendrier courant.

  Ajouter des commentaires sur vos documents
La Xambox met à votre disposition un espace de commentaires dans lequel vous pouvez ajouter toutes les notes que vous souhaitez. Tous les mots entrés sont automatiquement enregistrés et indexés (pris en compte lors d’une requête ultérieure par mots-clés ) comme tous les mots du contenu de votre document.
Exemple  : lorsque vous xamboxez une carte de visite récupérée sur un salon, ajoutez le commentaire "Salon des Entrepreneurs". Ainsi, quand vous chercherez tous les contacts de ce salon, toutes les cartes de visite obtenues lors de cet évènement apparaîtront dans votre résultat de recherche. Simpliformant !

  Joindre des documents xamboxés à vos emails
Tous les documents passés dans la Xambox peuvent être envoyés par email en un clic. La Xambox se connecte automatiquement à votre client mail (Outlook, Thunderbird) dès que l’on lui demande.
Pratique : envoyer toutes ses factures par mail au comptable.

  Photocopier et imprimer sans accéder à l’original papier
Il est possible d’imprimer vos documents depuis le logiciel de la Xambox sans toucher à l’original physique. Un clic et l’on photocopie son document sur l’imprimante de bureau. Gain de temps considérable quand on sait que 25% du temps de travail est employé à rechercher l’information et ce, quelque soit la branche d’activité !

  Emprunter un document et le remettre simplement au-dessus de la pile du bac en cours
Lorsque la Xambox indique la position exacte du document, il est possible d’en disposer, de l’extraire et de le consulter. Ensuite, il suffit de reposer l’original en haut de la pile du bac et la Xambox suivra la nouvelle position. C’est aussi ça la simpliformance.

  Garder une trace numérique de vos documents
La Xambox permet de stocker mais aussi de mémoriser l’information. Avec la Xambox, vous conservez une trace numérique de vos documents même s’ils n’existent plus physiquement.
Illustration : lorsque l’on reçoit un chèque, il est prudent de conserver sa trace. Passez-le dans la Xambox puis envoyez-le à votre banque. Ainsi, vous conservez sa trace et, en cas de réclamation, vous ne serez pas pris au dépourvu.

La gamme XAMBOX

La Xambox se décline en deux versions clé-en main (visionner la démonstration) :

 La Xambox Professional
 La Xambox Corporate
La Xambox s’intègre également sur mesure à vos besoins et solutions métiers spécifiques (logistique, ERP, CRM...).