Obligation légale et impératif stratégique
Jurisprudence : le coût de la perte de l’information
Combien de temps doit-on conserver ses documents ?

Obligation légale et impératif stratégique

Pour les particuliers comme pour les entreprises, la conservation de nombre de documents est une obligation légale : pièces comptables, contrats, courriers simples ou électroniques font partie des documents que l’entreprise doit stocker pour pouvoir, le cas échéant, les produire.

Au-delà des aspects juridiques, les informations accumulées sont surtout une valeur primordiale de l’entreprise. Elles revêtent un caractère stratégique évident à condition de les retrouver rapidement et facilement.

Aujourd’hui, les solutions développées par Xamance permettent à la fois de :
 Conserver de manière pérenne et sécurisée ses papiers (sauvegarde physique des originaux et sauvegarde en ligne sécurisée des copies numériques),
 Retrouver tout document papier en un instant selon un procédé très intuitif (Cf. La Xambox... comment ça marche ?),
 S’affranchir d’un classement coûteux, fastidieux et du risque de perte de données.

Tirant parti du meilleur de la technologie, la Xambox est une solution performante et innovante qui repose sur le concept de classement chaotique ou comment ne plus classer permet de tout retrouver.

Jurisprudence : le coût de la perte de l’information

Affaire Zubulake vs. UBS Warburg, 2003 Dans une affaire de discrimination, UBS Warburg a détruit un e-mail ainsi que ses sauvegardes. Le juge a indiqué au jury « qu’il pouvait déduire de la preuve manquante qu’elle aurait été défavorable à UBS ». Le jury a condamné la banque à 9 millions de dollars de dommages-intérêts et 20 millions d’amende. UBS Warburg a fait appel avant de clore l’affaire par une transaction amiable dont le montant n’a pas été rendu public.

Affaire United States v. Philip Morris USA, 2004 Aux Etats-Unis, le cigarettier Philip Morris USA a été condamné à payer 2,75 millions de dollars d’amende pour avoir effacé deux ans d’archives électroniques des e-mails échangés par 11 de ses cadres dirigeants, et « n’en avoir pas conservé de sortie papier comme c’était la politique de l’entreprise ».

Affaire Coleman Holdings v. Morgan Stanley, 2005 Le juge a sanctionné la banque d’affaires Morgan Stanley d’une amende de 800 millions de dollars « l’incapacité répétée de produire des e-mails ». Le jugement a retenu « les efforts déployés pour dissimuler les e-mails » comme une « preuve de culpabilité » de la banque.

Combien de temps doit-on conserver ses documents ?

Le Service Public propose une liste des documents importants à conserver ainsi que le délai durant lequel ils doivent être en votre possession.

Les délais de conservation des documents sont fixés par différents codes. Voici la liste des principales pièces que l’entreprise est dans l’obligation de conserver, assortie des durées fixées par la loi.

Ces durées constituent un minimum. En pratique, ces documents sont le plus souvent indispensables sans limitation de durée.
Bien évidemment, la liste de documents stratégiques de l’entreprise n’est pas régie par la loi : l’intérêt de votre entreprise est non seulement de conserver toute la documentation accumulée, mais aussi de pouvoir retrouver rapidement la pièce que vous cherchez.

Pour bien gérer une telle masse de données, les outils informatiques sont les plus efficaces. A commencer par la Xambox !

Documents sociaux

Documents	Délai légal	Délai réel
Registre des Titres	30 ans	Illimité
Registre de Présence	30 ans	Illimité
Registre des Procès-Verbaux	30 ans	Illimité
Rapport des Gérants	30 ans	Illimité
Rapport des Commissaires	30 ans	Illimité
Rapport du Conseil	30 ans	Illimité
Bilans	30 ans	Illimité
Comptes d’Exploitation	30 ans	Illimité
Comptes de Pertes/Profits	30 ans	Illimité
Présence AG et Pouvoirs	30 ans	30ans

Documents comptables

Documents	Délai légal	Délai réel
Livre journal	10ans	Illimité
Grand Livre	10ans	Illimité
Journal auxiliaires	10ans	Illimité
Comptes auxiliaires	10ans	Illimité
Journal centralisateur	10ans	Illimité
Livre des inventaires	10ans	Illimité
Balance générale	10ans	Illimité
Balances auxiliaires	10ans	Illimité

Pièces comptables

Documents	Délai légal	Délai réel
Contrats d’acquisition	10ans	Illimité
Participation (pièces)	10ans	15 ans
Contrats de Prêts	10ans	15 ans
Contrats de Leasing	10ans	15 ans
Marchés	10ans	15 ans
Factures Fournisseurs	10ans	15 ans
Factures Clients	10ans	15 ans
Bons de Livraison E/R	10ans	15 ans
Bons de Commande E/R	10ans	15 ans
Justificatifs TVA	10ans	15 ans
Documents Bancaires	10ans	15 ans

Documents commerciaux

Documents	Délai légal	Délai réel
Correspondance	10ans	11 ans
Contrats	10ans	Durée + 5 ans
Transport, Douanes		10ans

Documents concernant le personnel

Documents	Délai légal	Délai réel
Livres de Paie	5 ans	Illimité
Registres	5 ans	Illimité
Accidents du travail	Illimité	Illimité
Pièces relatives au salaire	5 ans	10 ans
Bulletins	5 ans	10 ans
Soldes PTC/Certificats	5 ans	6 ans
Bordereaux de cotisations	5 ans	6 ans
Récap Charges sociales	5 ans	6 ans
Fiches fiscales par salarié	5 ans	10 ans

Ressources externes :

Consulter aussi le site de la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes.

Pour tous les documents relatifs à la famille, rendez-vous sur le Portail de l’Administration Française.