Dirigeant de société de transports, directeur logistique, gestionnaire de parcs, responsable administratif :

Si les solutions logicielles destinées aux métiers du transport pour l’exploitation de votre société (ERP) semblent largement acquise, nos études montrent pour beaucoup d’entre vous que la gestion des documents papier se fait encore très largement de façon manuelle et entraine nécessairement une perte d’efficacité et de réactivité dans le traitement de l’information. Cette méthode manuelle est aussi source d’erreur.

En effet, dans le métier, le lien entre l’ordre de transport informatisé et la récupération des lettres de voitures signées ne connait pas de gestion optimisée. Généralement, le traitement des données est réalisé à la main et ces lettres sont stockées chronologiquement. Leur accès reste alors difficile quand il s’agit de présenter le document physique, ayant une forte valeur juridique (notamment en cas de litige).

Conscient des multiples déclinaisons envisageables de la Xambox, Xamance a choisi d’apporter toute sa compétence aux métiers du transport et de la logistique. Pour cela, Xamance, en partenariat avec Cofi-Soft (éditeur d’ERP spécialisé dans les métiers du transport) a mis au point XAMTRANS, première solution de gestion physique et numérique des lettres de voiture intégrée à un ERP.

Cet ambitieux projet d’intégration nous a dirigé vers un partenariat avec Cofi-Soft, pour mettre en œuvre la solution XAMTRANS auprès de ses clients, mais nous ouvre également la porte à de futurs projets d’intégration avec d’autres ERP- voir schéma (PDF) .

ETAPE 1 : EDITION, IMPRESSION ET IDENTIFICATION AUTOMATIQUES DES LETTRES DE VOITURE

Lamy Transport, éd. 2005 : La lettre de voiture est le document établi pour matérialiser un contrat de transport terrestre.
Règlementation des transports : La LV est un document devant être crée pour tout contrat de transport routier de marchandises intérieur ou international, exécuté par une entreprise résidant ou non en France. Au moins 1 exemplaire, de forme libre, doit être à bord du véhicule.

Depuis votre progiciel, après avoir créé un ordre de transport, vous pourrez directement imprimer la lettre de voiture pré-remplie (sur papier multi-pli), avec un code barre unique, et la remettre au chauffeur du véhicule partant en tournée de livraison.
NB : Si un ordre de transport est rajouté en cours de tournée, une solution embarquée permettra d’imprimer ou d’assister l’édition de la LV dans le camion.

ETAPE 2 : TRANSPORT ET CYCLE DE SIGNATURE DES LETTRES DE VOITURE

Aux différentes étapes du transport et de la livraison, les LV sont dûment complétées et signées par les intervenants puis rapportées à l’entrepôt par le chauffeur.

ETAPE 3 : RETOUR DE TOURNEE, RECUPERATION ET GESTION AUTOMATIQUE DES LETTRES DE VOITURE

Au retour en entrepôt, les LV sont posées sur la XAMBOX qui va :

 Numériser et indexer chaque lettre de voiture ;

 Analyser et reconnaitre le code barre unique comportant notamment l’identifiant des commandes ;

 Générer des PDF des LV originales papier signées et les stocker sur les serveurs de l’entreprise ;

 Associer les PDF aux commandes initiales et aux clients ;

 Gérer physiquement les lettres de voiture en les stockant dans les bacs (les lv sont empilées les unes sur les autres, séparées par des intercalaires et traquées pour une localisation immédiate).

ETAPE 4 : ACCES, RECHERCHE, CONSULTATION DES LETTRES DE VOITURE

Plus tard, à partir du nom du client, du numéro de la commande, de la date de livraison…, vous pourrez :
 A l’entrepôt : Consulter la lettre de voiture signée (consultation en local)
 Au siège social ou dans une autre infrastructure : Accéder au PDF pour contrôle par TSE, intranet ou serveur centralisé,
 Dans les deux cas : LOCALISER PHYSIQUEMENT LA POSITION EXACTE DE LA LETTRE DE VOITURE que vous recherchez :

Votre lettre de voiture n°562876 se trouve dans le bac n°2 en 3ème position après l’intercalaire n°7

Vos clients et/ou destinataires pourront consulter leurs lettres de voiture signées ainsi que le jour et l’heure exacte de la livraison, sur un portail web sécurisé. Ils pourront également imprimer la LV (valeur probante équivalente à la copie).

LA XAMBOX TRANSPORT OFFRE :

L’optimisation des flux de données- L’efficacité - La simpliformance - La sécurité - La transparence

 L’optimisation des flux de données : l’intégration de la Xambox à votre ERP optimise considérablement la gestion des commandes car le lien entre ces dernières et l’existence physique de la lettre de voiture se fait automatiquement grâce au code barre unique dès le retour des chauffeurs ;

 L’efficacité : en cas de réclamation, vous êtes immédiatement en possession du contrat de transport – numériquement (PDF) et physiquement. Le tracker localise instantanément toutes les lettres de voiture demandées en un simple clic ;

 La Simpliformance : la Xambox permet un classement chaotique - retrouver sans ranger - des originaux papiers soit vos lettres de voiture à valeur contractuelle ;

 La sécurité à deux niveaux : la conservation physique des LV et leur classement chaotique sont gages de la préservation de l’intégrité physique des documents originaux. De plus, une sauvegarde automatique depuis le réseau local ou votre TSE vous protège en cas de détérioration volontaire ou accidentelle du papier ;

 La transparence : tous les intervenants ont accès (et uniquement accès) aux données les concernant (local, TSE, intranet, extranet) ;

Vous pouvez consulter le communiqué de presse sur la Première XAMBOX Transport – XAMTRANS - pour les Transports CASSIER, en partenariat avec l’éditeur Cofi-Soft.